1§ Yhdistyksen nimi ja kotipaikka 

Yhdistyksen nimi on Suomalais-Japanilainen Yhdistys ry sekä epävirallinen lyhenne SJY. Kansainvälisissä yhteyksissä yhdistyksestä voidaan käyttää epävirallista englanninkielistä nimeä Finnish-Japanese Society ja japaninkielistä nimeä Fin-Nichi Kyōkai. Yhdistyksen kotipaikka on Helsinki.

2§ Tarkoitus ja toiminnan laatu

Yhdistyksen tarkoituksena on herättää sivistyksellistä vuorovaikutusta Japanin ja Suomen kesken sekä edistää Japanin tuntemusta Suomessa ja Suomen tuntemusta Japanissa. Yhdistyksen tarkoituksena ei ole taloudellisten etujen hankkiminen sen toimintaan osallistuville.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys:

1. Edistää suomalaisten ja japanilaisten välistä henkilökohtaista kanssakäymistä.
2. Harjoittaa tiedotus- ja julkaisutoimintaa.
3. Järjestää kokouksia, erilaisia tapahtumia, kuten esitelmä- ja koulutustilaisuuksia sekä juhlia ja muita vastaavia tilaisuuksia.
4. Ylläpitää yhteyttä viranomaisiin, laitoksiin ja järjestöihin.
5. Pitää yhteyttä Japanissa toimiviin Japanilais-Suomalaisiin yhdistyksiin sekä muihin Suomesta kiinnostuneisiin henkilöihin ja tahoihin.

3§ Jäsenet

Yhdistyksen jäseneksi pääsee henkilö, oikeuskelpoinen yhteisö tai säätiö, jonka hallitus jäseneksi kirjallisen hakemuksen perusteella hyväksyy tai henkilö, jonka yhdistys kutsuu kunniapuheenjohtajakseen tai kunniajäsenekseen. Muita yhdistyksen jäseniä ovat henkilöjäsenet ja yhteisöjäsenet. Liittymällä yhdistykseen jäsen sitoutuu noudattamaan yhdistyksen sääntöjä ja suorittamaan vuosittain syyskokouksen määräämän jäsenmaksun.

Kunniapuheenjohtaja

Kunniapuheenjohtajakseen yhdistys voi hallituksen esityksestä kutsua yhdistyksen puheenjohtajana toimineen jäsenen, joka on poikkeuksellisen ansioitunut sekä Suomen ja Japanin välisten suhteiden kehittämisessä että toiminnassaan yhdistyksen hyväksi. Kunniapuheenjohtajalla on kaikki jäsenoikeudet, mutta hän on vapaa jäsenmaksun suorittamisesta.

Kunniajäsenet

Kunniajäsenekseen yhdistys voi hallituksen esityksestä kutsua yhdistyksen jäsenen tai yhdistykseen kuulumattoman erittäin merkityksellisesti yhdistyksen tarkoitusperien mukaisesti toimineen henkilön. Kunniajäsenellä on kaikki jäsenoikeudet, mutta hän on vapaa jäsenmaksun suorittamisesta.

Yhteisöjäsenet

Yhteisöjäseneksi voi hallitus hyväksyä oikeuskelpoisen yhteisön. Yhteisöjäsenen jäsenmaksu on 10 kertaa henkilöjäsenmaksu vuosittain. Yhteisöjäsenellä on oikeus lähettää yksi edustajansa yhdistyksen kokoukseen. Kokousedustaja on äänivaltainen toimitettuaan yhdistyksen kokoukselle kirjallisen dokumentin, josta käy ilmi hänen olevan oikeutettu edustamaan yhteisöään ja tulleensa valituksi yhteisönsä viralliseksi edustajaksi kokoukseen.

Oikeus jäsenetuihin ja jäsenen erottaminen

Jäsenmaksunsa maksamatta jättänyt jäsen ei ole oikeutettu jäsenlehteen.

Hallitus voi erottaa yhdistyksen jäsenen, joka ei noudata yhdistyksen sääntöjä ja päätöksiä ja joka esiintymisellään on vahingoksi yhdistyksen toiminnalle tai maineelle. Ennen kuin erottamisasiassa tehdään päätös, jäsenelle on varattava tilaisuus selityksen antamiseen puolestaan. Hallituksen erottama jäsen on oikeutettu vetoamaan yhdistyksen kokoukseen jättämällä valituskirjeen yhdistyksen hallitukselle kuukauden kuluessa erottamispäätöskirjeen päiväyksestä.

Jos jäsen on laiminlyönyt jäsenmaksunsa suorittamisen joltakin vuodelta eikä ole maksanut sitä seuraavankaan tilivuoden loppuun mennessä, yhdistyksen hallitus voi katsoa jäsenen eronneeksi yhdistyksestä. Tällöin hallituksella ei ole velvollisuutta antaa jäsenelle tilaisuutta selityksen antamiseen, eikä jäsenellä ole oikeutta vedota yhdistyksen hallitukseen eikä vaatia jäsenetuja.

4§ Hallitus

Hallituksen jäsenet

Yhdistyksen hallitukseen kuuluvat suljetuin lippuäänestyksin syyskokouksessa valitut puheenjohtaja sekä 6-10 jäsentä. Hallituksen puheenjohtajan toimikausi on yksi vuosi ja hallituksen jäsenten toimikausi on kaksi vuotta siten, että vuosittain puolet sen jäsenistä on erovuorossa. Siirtymäsääntönä ratkaistaan valittujen toimikausi arvalla siten, että puolet valituista valitaan kahden vuoden ja puolet yhden vuoden toimikaudeksi. Hallitus valitsee keskuudestaan kaksi varapuheenjohtajaa sekä ottaa sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus voi asettaa joko keskuudestaan tai ulkopuoleltaan työryhmiä erityistehtäviä varten.

Päätösvaltaisuus

Hallitus on päätösvaltainen, kun yli puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja heidän joukossaan ovat läsnä. Hallituksen päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet läsnä olevista hallituksen jäsenistä. Puheenjohtajan mielipide ratkaisee äänten mennessä tasan, vaaleissa kuitenkin arpa.

5§ Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittavat hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, jompi kumpi yhdessä sihteerin, rahastonhoitajan tai henkilön kanssa, jonka hallitus tähän kertaluontoisesti nimeää.

6§ Tilit ja tilintarkastus

Yhdistyksen tilikautena on kalenterivuosi. Tilinpäätös asiakirjoineen on annettava tilintarkastajille viimeistään kuukausi ennen maaliskuun loppuun mennessä pidettävää kevätkokousta.

Tilintarkastajien on annettava kirjallinen lausuntonsa hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta.

Syyskokous valitsee yhdistykselle kaksi tilintarkastajaa ja heille kaksi varatilintarkastajaa. Tilintarkastajien toimikausi on kalenterivuosi.

7§ Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen

Yhdistyksen kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava aikaisintaan 2 kuukautta ja viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta lähettämällä kutsu kirjallisena kullekin jäsenelle.

8§ Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen kevätkokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä ennen maaliskuun loppua.

Yhdistyksen syyskokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä ennen marraskuun loppua. Ylimääräinen kokous pidetään, kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta ilmoittamaansa asiaa varten kirjallisesti pyytää. Kokous on kutsuttava kuukauden kuluessa siitä kun hallitus on saanut asiasta tiedon. Jos yhdistyksen jäsen haluaa saada asian yhdistyksen kokouksen päätettäväksi, hänen on ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin ajoissa, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

Jokaisella jäsenellä on yhdistyksen kokouksessa yksi ääni. Voidakseen käyttää äänioikeuttaan jäsenen on ilmoitettava osallistumisestaan etukäteen yhdistykselle viimeistään kokouskutsussa mainittuun päivään mennessä.

Kevätkokous (Pidetään maaliskuun loppuun mennessä)

Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

• Kokouksen avaus
• Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa
• Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
• Esitetään tilinpäätös, hallituksen toimintakertomus ja tilintarkastajien lausunto
• Päätetään tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille
• Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut kokoukselle esitetyt asiat
• Kokouksen päätös

Syyskokous (Pidetään marraskuun loppuun mennessä)

Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

• Kokouksen avaus
• Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa
• Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
• Päätetään henkilöjäsenmaksun ja yhteisöjäsenmaksun suuruus
• Tarkistetaan toimintasuunnitelma ja talousarvio
• Valitaan hallituksen puheenjohtaja
• Päätetään erovuoroisten tilalle valittavien hallituksen jäsenten lukumäärä (3-5 jäsentä) sekä valitaan jäsenet
• Valitaan kaksi tilintarkastajaa sekä heille varamiehet
• Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut ja kokoukselle esitetyt asiat
• Kokouksen päätös

9§ Varainhankinta

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja, toimeenpanna rahankeräyksiä ja arpajaisia, omistaa toimintaansa varten tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta.

10§ Sääntöjen muuttaminen

Jos yhdistyksen jäsen halua ehdottaa näiden sääntöjen muuttamista, on se tehtävä kirjallisesti viimeistään tammikuun kuluessa hallitukselle, joka antaa siitä lausunnon, minkä jälkeen yhdistyksen kevätkokous ratkaisee asian.

Sääntöjen muutosta koskevan ehdotuksen hyväksymiseen vaaditaan ¾ annetuista äänistä.

Kevätkokouksen kokouskutsussa on mainittava sääntömuutosasiasta.

11§ Yhdistyksen purkaminen

Päätös yhdistyksen purkamisesta tehdään samassa järjestyksessä kuin sääntöjen muutoksesta on säädetty. Jos yhdistys purkautuu tai jos se lakkautetaan, on sen omaisuus luovutettava jollekin toiselle samoja päämääriä edustavalle rekisteröidylle yhdistykselle tai muulle oikeuskelpoiselle yhteisölle yhdistyksen kokouksessa määrättävällä tavalla.